📘 Guide Complet
Gîtes de la Vallée de Munster
Toutes les fonctionnalités de votre plateforme de gestion expliquées pas à pas
Version 1.0 - Janvier 2025
Développé par SBC CONSEILS - Breitenbach
📞 03 89 77 04 77 | 📧 contact@sbc-conseils.fr
Chapitre 1
Présentation générale
🎯 Qu'est-ce que cette plateforme ?
Gîtes de la Vallée de Munster est un outil de gestion complet pour les propriétaires de gîtes. Il vous permet de centraliser toute la gestion de votre hébergement en un seul endroit.
Planning en ligne
Calendrier toujours à jour
Emails automatiques
Confirmations, rappels...
Statistiques
CA, revenus, rapports
Taxe de séjour
Calcul automatique
Synchronisation
Airbnb, Booking, etc.
Widget WordPress
Intégration sur votre site
💰 Tarification
| Formule | Prix | Commission |
|---|---|---|
| Abonnement annuel | 100€/an | 0% |
| Abonnement mensuel | 10€/mois | 0% |
Accès à la plateforme : https://gestion.vallee-munster.alsace
Chapitre 2
Connexion et tableau de bord
🔐 Se connecter
- Rendez-vous sur https://gestion.vallee-munster.alsace
- Entrez votre adresse email
- Entrez votre mot de passe
- Cliquez sur « Se connecter »
Mot de passe oublié ? Contactez-nous au 03 89 77 04 77
📊 Le tableau de bord
Après connexion, vous arrivez sur le tableau de bord. C'est votre page d'accueil qui affiche toutes les informations importantes.
| Élément | Description |
|---|---|
| Réservations en attente | Nombre de nouvelles demandes à traiter |
| Réservations confirmées | Nombre de réservations validées |
| CA du mois | Chiffre d'affaires du mois en cours |
| Taxe de séjour | Montant collecté ce mois |
| Graphique CA | Évolution sur les 12 derniers mois |
| Prochaines arrivées | Liste des 5 prochains clients |
Vous pouvez filtrer les statistiques par mois, trimestre ou année.
Chapitre 3
Configurer mon gîte
Menu : Mon gîte
C'est ici que vous configurez toutes les informations de votre hébergement.
📸 Photos
Ajouter des photos
- Cliquez sur « Ajouter des photos »
- Sélectionnez une ou plusieurs images (JPG, PNG, WebP)
- Cliquez sur « Uploader »
Gérer les photos
- ⭐ Définir comme principale : Cette photo sera affichée en premier
- 🗑️ Supprimer : Retirer une photo
Conseil : Ajoutez au moins 5-10 photos de qualité (chambres, salon, cuisine, extérieur, vue...)
ℹ️ Informations générales
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom du gîte | Le nom de votre hébergement |
| Description courte | Accroche de 1-2 phrases pour attirer les visiteurs |
| Description complète | Texte détaillé décrivant votre gîte |
📍 Adresse
| Champ | Description |
|---|---|
| Adresse | Numéro et rue |
| Code postal | Ex: 68140 |
| Ville | Ex: Munster |
🏠 Caractéristiques
| Champ | Description |
|---|---|
| Capacité max | Nombre maximum de personnes |
| Chambres | Nombre de chambres |
| Salles de bain | Nombre de salles de bain/douche |
| Superficie | Surface en m² |
💰 Taxe de séjour
Configurez les tarifs de taxe de séjour qui seront calculés automatiquement :
- Adulte (€/nuit) : Montant par adulte et par nuit (ex: 1.10€ pour Munster)
- Enfant (€/nuit) : Montant par enfant et par nuit (souvent 0€)
La taxe de séjour est calculée automatiquement lors des réservations et ajoutée au total.
Chapitre 4
Gérer les saisons
Menu : Tarifs → Onglet Saisons
Les saisons permettent de définir des périodes avec des tarifs différents.
➕ Créer une saison
- Cliquez sur « + Nouvelle saison »
- Remplissez : Nom, Date de début, Date de fin, Priorité
- Cliquez sur « Enregistrer »
🎯 Comprendre les priorités
| Priorité | Usage |
|---|---|
| Haute | Périodes spéciales (Noël, Nouvel An, ponts...) |
| Normale | Saisons standards (été, hiver...) |
| Basse | Tarif par défaut / toute l'année |
Important : Si deux saisons se chevauchent, c'est celle avec la priorité la plus haute qui s'applique.
📅 Exemple de configuration
| Saison | Dates | Priorité |
|---|---|---|
| Toute l'année | 01/01 → 31/12 | Basse |
| Été | 01/07 → 31/08 | Normale |
| Noël | 20/12 → 05/01 | Haute |
Chapitre 5
Configurer les tarifs
Menu : Tarifs → Onglet Tarifs
Les tarifs sont liés aux saisons. Vous pouvez avoir plusieurs tarifs par saison.
➕ Créer un tarif
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Ex: « Tarif semaine », « Week-end », « Nuit standard » |
| Saison | Sélectionnez la saison concernée |
| Type | Nuit, Semaine ou Week-end |
| Prix | Montant en euros |
| Minimum nuits | Nombre minimum de nuits requis |
📊 Types de tarifs
| Type | Description |
|---|---|
| Nuit | Prix par nuit (le plus courant) |
| Semaine | Prix forfaitaire pour 7 nuits |
| Week-end | Prix forfaitaire vendredi-dimanche |
Chapitre 6
Gérer les services optionnels
Menu : Services
Les services sont des options que les clients peuvent ajouter à leur réservation.
➕ Créer un service
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Ex: « Ménage fin de séjour », « Kit linge » |
| Description | Détails du service (optionnel) |
| Prix | Montant en euros |
| Type de prix | Fixe, Par personne ou Par nuit |
| Obligatoire | Cochez si inclus d'office |
📊 Types de prix
| Type | Calcul | Exemple |
|---|---|---|
| Fixe | Prix unique | Ménage : 50€ |
| Par personne | Prix × nb personnes | Kit linge : 15€/pers |
| Par nuit | Prix × nb nuits | Chauffage : 5€/nuit |
💡 Services courants
- 🧹 Ménage de fin de séjour (fixe)
- 🛏️ Kit draps et serviettes (par personne)
- 👶 Lit bébé (fixe)
- 🐕 Supplément animal (fixe ou par nuit)
- 🅿️ Place de parking (fixe)
- 🧺 Panier garni de bienvenue (fixe)
Chapitre 7
Le calendrier
Menu : Calendrier
Le calendrier affiche toutes vos réservations et blocages sur un planning visuel.
🎨 Code couleurs
Réservation en attente
Réservation confirmée
Réservation payée
Réservation annulée
Période bloquée
🔍 Navigation
- ← → : Mois précédent / suivant
- Aujourd'hui : Revenir au mois en cours
- Cliquez sur une réservation pour voir les détails
- Cliquez sur une date pour créer un blocage
Chapitre 8
Gérer les réservations
Menu : Réservations
📋 Liste des réservations
La page affiche toutes vos réservations avec : référence, nom du client, dates, statut, montant.
🔍 Filtres disponibles
- Statut : Toutes, Nouvelles, Confirmées, Payées, Annulées
- Période : Ce mois, Mois prochain, Cette année...
- Recherche : Par nom de client ou référence
⚡ Actions disponibles
| Bouton | Action |
|---|---|
| ✅ Confirmer | Passe en « Confirmée » + envoie email au client |
| 💰 Marquer payée | Passe en « Payé » + envoie email de confirmation |
| ❌ Annuler | Annule la réservation + envoie notification |
| 📧 Envoyer email | Envoie un email personnalisé |
| 🖨️ Imprimer | Génère un PDF récapitulatif |
Emails automatiques : Quand vous changez le statut d'une réservation, un email est automatiquement envoyé au client.
Chapitre 9
Les clients
Menu : Clients
Cette page liste tous vos clients avec leur historique.
📋 Informations affichées
- Nom et prénom
- Email et téléphone
- Nombre de réservations
- Date de dernière réservation
Utilisez la barre de recherche pour trouver un client par nom ou email.
Cliquez sur un client pour voir sa fiche complète et l'historique de toutes ses réservations.
Chapitre 10
Les témoignages
Menu : Témoignages
Gérez les avis laissés par vos clients.
📥 Réception des témoignages
Les clients peuvent laisser un avis via le widget intégré sur votre site. Les témoignages arrivent en statut « En attente ».
✅ Valider un témoignage
- Allez dans Témoignages
- Vous voyez la liste des avis en attente
- Pour chaque témoignage : Approuver, Refuser ou Modifier
⭐ Contenu d'un témoignage
- Note : De 1 à 5 étoiles
- Titre : Résumé de l'avis
- Commentaire : Texte détaillé
- Nom du client et Date du séjour
Une fois approuvés, les témoignages s'affichent sur le widget de votre site WordPress.
Chapitre 11
Les modèles d'emails
Menu : Emails
Personnalisez les emails envoyés automatiquement à vos clients.
📧 Types de modèles
| Type | Envoyé quand... |
|---|---|
| Demande | Nouvelle réservation reçue |
| Validation | Vous confirmez une réservation |
| Confirmation | Le paiement est enregistré |
| Annulation | Une réservation est annulée |
| Rappel | Quelques jours avant l'arrivée |
| Notification proprio | Vous notifie d'une nouvelle demande |
🏷️ Variables disponibles
Utilisez ces codes dans vos modèles, ils seront remplacés automatiquement :
| Variable | Remplacé par |
|---|---|
{{client_prenom}} |
Prénom du client |
{{client_nom}} |
Nom du client |
{{reference}} |
Numéro de réservation |
{{gite_nom}} |
Nom de votre gîte |
{{date_arrivee}} |
Date d'arrivée |
{{date_depart}} |
Date de départ |
{{nb_nuits}} |
Nombre de nuits |
{{nb_adultes}} |
Nombre d'adultes |
{{nb_enfants}} |
Nombre d'enfants |
{{prix_hebergement}} |
Prix de l'hébergement |
{{prix_services}} |
Prix des services |
{{taxe_sejour}} |
Montant taxe de séjour |
{{prix_total}} |
Montant total |
{{commentaire}} |
Message du client |
💡 Exemple de modèle
Bonjour {{client_prenom}},
Votre réservation {{reference}} est confirmée !
📅 Arrivée : {{date_arrivee}}
📅 Départ : {{date_depart}}
👥 Voyageurs : {{nb_adultes}} adulte(s), {{nb_enfants}} enfant(s)
💰 Total : {{prix_total}}
À bientôt !
Chapitre 12
Bloquer des périodes
Menu : Blocages ou Calendrier
Bloquez des dates pour vos propres séjours ou travaux.
➕ Créer un blocage
- Cliquez sur « + Nouveau blocage »
- Remplissez : Date de début, Date de fin, Motif
- Cliquez sur « Enregistrer »
📅 Depuis le calendrier
- Cliquez sur une date dans le calendrier
- Sélectionnez « Bloquer cette période »
- Ajustez les dates si nécessaire et validez
Important : Les dates bloquées apparaissent en gris sur le calendrier. Les clients ne pourront pas réserver ces dates. Les blocages sont pris en compte dans la synchronisation iCal.
Chapitre 13
Synchronisation calendrier (iCal)
Menu : Synchronisation
Synchronisez votre calendrier avec d'autres plateformes (Booking, Airbnb, etc.)
📤 Exporter votre calendrier
- Allez dans Synchronisation
- Copiez le lien iCal affiché
- Collez-le dans Airbnb, Booking, Google Calendar, etc.
Où utiliser le lien iCal ?
- Google Calendar : Ajouter par URL
- Airbnb : Paramètres → Disponibilité → Importer un calendrier
- Booking.com : Extranet → Calendrier → Synchronisation
- Abritel/VRBO : Calendrier → Importer
📥 Importer des calendriers externes
- Cliquez sur « + Ajouter un calendrier »
- Collez l'URL iCal de l'autre plateforme
- Donnez un nom (ex: « Airbnb », « Booking »)
- Cliquez sur « Enregistrer »
Fréquence : Les calendriers externes sont synchronisés automatiquement toutes les heures. Vous pouvez aussi cliquer sur « Synchroniser maintenant ».
🔄 Fonctionnement
| Direction | Ce qui se passe |
|---|---|
| Export | Vos réservations et blocages → Autres plateformes |
| Import | Réservations externes → Blocages automatiques chez vous |
Chapitre 14
Intégration sur votre site WordPress
Menu : Intégration
Intégrez les widgets de réservation sur votre propre site WordPress.
🧩 Widgets disponibles
| Widget | Description |
|---|---|
| Fiche Gîte | Infos complètes : photos, description, tarifs, calendrier |
| Calendrier | Calendrier de disponibilité seul |
| Réservation | Formulaire de réservation complet |
| Témoignages | Avis clients validés |
📋 Comment intégrer ?
- Allez dans Intégration
- Cliquez sur « Générer le code » pour le widget souhaité
- Copiez le code PHP affiché
- Dans WordPress, installez l'extension WPCode
- Créez un nouveau snippet avec le code
- Utilisez le shortcode sur vos pages
Personnalisation : Le code d'intégration inclut automatiquement les couleurs de votre gîte, les tarifs à jour, la taxe de séjour et les services disponibles.
Chapitre 15
Statistiques et taxe de séjour
📊 Tableau de bord statistiques
| Indicateur | Description |
|---|---|
| CA total | Chiffre d'affaires de la période |
| CA hébergement | Revenus des nuitées |
| CA services | Revenus des services |
| Taxe de séjour | Montant collecté |
| Nb réservations | Nombre de réservations payées |
💰 Calcul de la taxe de séjour
Formule
Taxe = (Nb adultes × Tarif adulte × Nb nuits) + (Nb enfants × Tarif enfant × Nb nuits)
Exemple
- 2 adultes, 1 enfant, 5 nuits
- Tarif adulte : 1.10€, Tarif enfant : 0€
- Taxe = (2 × 1.10€ × 5) + (1 × 0€ × 5) = 11€
Déclaration : Le graphique « Taxe de séjour » du tableau de bord vous aide à préparer votre déclaration mensuelle ou annuelle auprès de votre commune.
Chapitre 16
FAQ - Questions fréquentes
J'ai oublié mon mot de passe
Contactez-nous au 03 89 77 04 77 ou par email contact@sbc-conseils.fr
Comment savoir si j'ai une nouvelle réservation ?
Vous recevez un email automatique + une notification sur le tableau de bord.
Un client veut modifier sa réservation
Vous pouvez modifier les dates et tarifs depuis la fiche réservation. Un nouvel email sera envoyé au client.
Comment les clients paient-ils ?
Le paiement se fait en dehors de la plateforme (virement, chèque, espèces...). Vous marquez ensuite la réservation comme « Payée ».
La plateforme prend-elle une commission ?
Non, jamais. Vous payez uniquement l'abonnement (100€/an ou 10€/mois). 0% de commission sur vos réservations.
Mes réservations Airbnb n'apparaissent pas
Vérifiez que l'URL iCal est correcte. Cliquez sur « Synchroniser maintenant ». La synchronisation peut prendre quelques minutes.
Je n'ai pas de site web, puis-je utiliser la plateforme ?
Oui ! Les clients peuvent réserver directement via le lien de votre gîte sur vallee-munster.alsace
Le widget ne s'affiche pas sur mon site
Vérifiez que WPCode est bien installé et le snippet activé. Contactez-nous pour de l'aide.
📞 Besoin d'aide ?
Notre équipe est là pour vous accompagner !
SBC CONSEILS
11 rue de la Gare, 68380 Breitenbach
Lun-Ven : 9h-12h / 14h-18h